Vnitřní oznamovací systém společnosti FIXUM a.s.
Společnost FIXUM a.s., se sídlem Muglinovská 270/105, 712 00 Ostrava - Muglinov, IČ: 25388886, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl B, vložka 1818 (dále „Společnost“):
a) s ohledem na zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, ve znění pozdějších předpisů (dále „ZOO“ nebo „zákon o ochraně oznamovatelů“), tzv. Whistleblowing, který uvádí především podmínky podávání a posuzování oznámení o možném protiprávním jednání, a podmínky poskytování ochrany fyzickým osobám, které oznámení učinily, a
b) s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen jako „GDPR“), které stanoví zejména pravidla týkající se ochrany fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů,
zavedla Vnitřní oznamovací systém Společnosti.
Vnitřní oznamovací systém Společnosti implementuje práva a povinnosti dle zákona o ochraně oznamovatelů.
I. Oznamovatel a oznámení
1. Oznamovatel
1.1 Oznamovatelem je fyzická osoba, která učinila oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů.
2. Oznámení
2.1 Oznámením se rozumí oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů.
II. Vnitřní oznamovací systém
1. Příslušná osoba a kontaktní údaje pro podání Oznámení
1.1 Společnost v souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů zavedla vnitřní oznamovací systém Společnosti, určený pro přijímání a vyřizování Oznámení.
1.2 Společnost určila následující příslušnou osobou k výkonu činnosti příslušné osoby dle zákona o ochraně oznamovatelů: Andrea Tarkotová, ředitelka Centrály (dále „Příslušná osoba“).
1.3 Příslušná osoba je osobou, která v rámci vnitřního oznamovacího systému Společnosti přijímá a vyřizuje Oznámení.
1.4 Společnost umožňuje podání Oznámení písemně, ústně i osobně, a to takto:
· telefon Příslušné osoby: +420 724 710 240,
· e-mail Příslušné osoby: centrala@fixum.cz,
· poštou na doručovací adresu: Muglinovská 270/105, 712 00 Ostrava - Muglinov, a to s uvedením informace „K rukám Příslušné osoby“,
· osobně v kanceláři Příslušné osoby: Muglinovská 270/105, 712 00 Ostrava - Muglinov, po – pá, 8:00 hod – 12:00 hod, nebo dle předchozí domluvy.
2. Obsah oznámení – totožnost Oznamovatele
2.1 Dle § 2 odst. 2 ZOO obsahuje Oznámení také údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost Oznamovatele. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je Příslušné osobě známa.
3. Nevyloučení oznamovatelů
3.1 Společnost nevylučuje přijímání Oznámení od osoby, která pro Společnost nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) ZOO.
4. Oznamování ministerstvu
4.1 Způsoby oznamování Ministerstvu spravedlnosti jsou uvedeny na adrese: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/
5. Ochrana oznamovatele
5.1 Podmínky nároku na ochranu Oznamovatele a rozsah a obsah ochrany Oznamovatele jsou uvedeny v zákoně o ochraně oznamovatelů.
5.2 Ochrana před odvetným opatřením nenáleží osobě, která učinila Oznámení, aniž měla oprávněné důvody se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích.
6. Postup Příslušné osoby po podání Oznámení
6.1 Oznamovateli je umožněno podat Oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně i ústně (včetně telefonického oznámení) nebo na jeho žádost osobně.
6.2 Požádá-li o to Oznamovatel, je Příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to Oznamovatel požádal.
6.3 O přijetí Oznámení je Příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět Oznamovatele, ledaže:
a) Oznamovatel výslovně požádal Příslušnou osobu, aby ho o přijetí Oznámení nevyrozumívala, nebo
b) je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí Oznámení by došlo k prozrazení totožnosti Oznamovatele jiné osobě.
7. Nakládání s informacemi a s osobními údaji
7.1 S podanými Oznámeními se může seznamovat pouze Příslušná osoba. Příslušná osoba neposkytne informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání Oznámení.
7.2 Informace o totožnosti Oznamovatele a osoby podle § 4 odst. 2 písm. a) až h) ZOO je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je Příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle obecně závazných právních předpisů; to platí obdobně pro informace o totožnosti osoby uvedené v Oznámení, jde-li o postup podle hlavy III. ZOO.
7.3 Poskytuje-li Příslušná osoba informaci o totožnosti Oznamovatele orgánu veřejné moci podle § 20 odst. 2 ZOO, je povinna o tom předem Oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit Oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.
8. Posouzení Oznámení
8.1 Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost Oznámení a písemně vyrozumět Oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí Oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je Příslušná osoba povinna Oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím, ledaže:
a) Oznamovatel výslovně požádal Příslušnou osobu, aby ho o výsledcích posouzení nevyrozumívala, nebo
b) je zřejmé, že vyrozuměním o výsledcích posouzení by došlo k prozrazení totožnosti Oznamovatele jiné osobě.
8.2 Zjistí-li Příslušná osoba při posuzování důvodnosti Oznámení, že nejde o Oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí Oznamovatele.
8.3 Je-li Oznámení vyhodnoceno jako důvodné, Příslušná osoba Společnosti navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Je-li oznámení podáno u příslušné osoby povinného subjektu, pro který Oznamovatel nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, navrhuje Příslušná osoba nápravná opatření osobě, pro kterou Oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nevylučuje-li to povaha věci. Nepřijme-li Společnost opatření navržené Příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření; to neplatí, jde-li o opatření navržené jiné osobě než povinnému subjektu, který tuto Příslušnou osobu určil.
O přijatém opatření Společnost neprodleně vyrozumí Příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí Oznamovatele, ledaže:
a) Oznamovatel výslovně požádal Příslušnou osobu, aby ho o přijatých opatřeních nevyrozumívala, nebo
b) je zřejmé, že vyrozuměním o přijatých opatřeních by došlo k prozrazení totožnosti Oznamovatele jiné osobě.
8.4 Není-li Oznámení vyhodnoceno jako důvodné, Příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí Oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v Oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že Oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí Oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.
9. Zaznamenávání ústně podaných Oznámení
9.1 O ústním Oznámení pořídí Příslušná osoba jeho zvukovou nahrávku nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního Oznámení. Zvukovou nahrávku ústního Oznámení lze pořídit pouze se souhlasem Oznamovatele. Příslušná osoba umožní Oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření Oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.
10. Evidence a uchovávání Oznámení
10.1 Příslušná osoba je povinna v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých Oznámeních, a to v rozsahu:
a) datum přijetí Oznámení,
b) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa Oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost Oznamovatele, jsou-li jí tyto údaje známy,
c) shrnutí obsahu Oznámení a identifikace osoby, proti které Oznámení směřovalo, je-li jí její totožnost známa,
d) datum ukončení posouzení důvodnosti Oznámení Příslušnou osobou a jejich výsledek.
10.2 Příslušná osoba je povinna uchovávat Oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s Oznámením po dobu 5 let ode dne jeho přijetí.
10.3 Do evidence, k dokumentům souvisejícím s Oznámením a k uchovávaným Oznámením má přístup v případě Oznámení podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému pouze Příslušná osoba.
11. Vědomě nepravdivé Oznámení - přestupek
11.1 Dle § 23 odst. 1 ZOO se fyzická osoba dopustí přestupku tím, že podá vědomě nepravdivé Oznámení.
11.2 Za přestupek podle § 23 odst. 1 ZOO lze uložit pokutu do 50 000 Kč.
12. Vnější oznamovací systém
12.1 Příslušným orgánem pro provozování vnějšího oznamovacího systému je Ministerstvo spravedlnosti.
12.2. Pokud se jedná o protiprávní jednání ve smyslu Zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění předpisů, tak je možné oznámení podat prostřednictvím vnějšího oznamovacího systému vedeného FAÚ. Další informace a kontakty pro podání oznámení jsou na internetových stránkách FAÚ: http://fau.gov.cz/kontakty
13. Jaké protiprávní jednání je možné oznámit
Dle ZOO je možné oznámit Společnosti nebo příslušnému státnímu orgánu protiprávní jednání, které:
a) má znaky trestného činu
b) má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč
c) porušuje ZOO
d) porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:
1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů
2. daně z příjmů právnických osob
3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu
4. ochrany spotřebitele
5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti
6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích
7. ochrany životního prostředí
8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví
9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti
10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek
11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví
12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů
13. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
14. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.